تبين المادتان 29 و31 من القانون رقم 46 لسنة 1964 بشأن نظام العاملين المدنيين بالدولة والمادة الثانية من قرار رئيس الجمهورية رقم 4726 لسنة 1966 في شأن إعداد التقارير السنوية عن العاملين المدنيين بالدولة، كيفية إعداد التقارير السنوية والمراحل والإجراءات التي يتعين أن تمر بها حتى تصبح نهائية.

قرار لجنة شئون العاملين بتقرير كفاية العامل يجب أن يقوم على سببه المبرر له قانوناً - لا يتأتى ذلك إلا بقيام هذا السبب على عناصر ثابتة ومستخلصة استخلاصاً سائغاً من ملف الخدمة ومتعلقة بعمل العامل خلال السنة التي قدم التقرير عنها.