فقد ملف الخدمة ذاته لا يعني ضياع الحقيقة وإنما يتعين الوقوف على ما لدى الإدارة من سجلات ومستندات أخرى مسطرة فيها البيانات والطلبات المقدمة من العاملين قبل أن تودعها ملفات خدمتهم .